Politica de confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

 

 

 

Confidențialitatea datelor dumneavoastră este foarte importantă pentru noi.

 

Pentru a vă asigura că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt în siguranță cu noi, prin intermediul prezentei Politici de Confidențialitate vă furnizăm informații importante despre modul în care SCA Trofin și Asociații (Denumită în continuare ”Trofin și Asociații”) colectează, utilizează, gestionează și păstrează datele dumneavoastră.

 

Depunem toate eforturile pentru a vă asigura dreptul dumneavoastră la intimitate și viață privată, respectând confidențialitatea datelor cu caracter personal pe care ni le furnizați despre dumneavoastră, și, totodată, respectând normele europene și naționale aplicabile protecției datelor, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 ( denumit în continuare ”Regulamentul” sau „GDPR”).

 

Operatorul de date este SCA Trofin și Asociații, Societate Civilă Profesională cu sediul social situat în Bld Ferdinand I nr 70, etaj 1, sector 2, București.

 

Definiții:

 

În cadrul prezentei Politici sunt utilizați termeni având următoarele semnificații:

„date cu caracter personal” – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

 

„prelucrare” – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

 

”restricționarea prelucrării” – înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora.

 

„consimțământul persoanei vizate” – orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

 

”Operator” –  SCA Trofin și Asociații, entitate care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal, atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite în conformitate cu prevederile legale aplicabile, având calitatea de titular al numelui de domeniu – www.trofin.com

 

”consimțământul persoanei vizate”  – Orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate.

 

„autoritate de supraveghere” – Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

 

”Plaformă online” – pagina de internet dezvoltată în cadrul numelui de domeniu deținut – www.trofin.com

 

”Cookie-urile” sunt fișiere text mici stocate pe dispozitivul dumneavoastră (computer, tabletă sau mobil) atunci când vă aflați pe Internet, inclusiv pe website.

 

 

Colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal

 

Trofin și Asociații prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru desfășurarea activității și pentru asigurarea unor servicii complete.

Astfel, colectăm datele personale în următoarele situații:

  • Când utilizați sau comunicați cu noi prin intermediul rețelelor sociale;
  • Când comunicați cu noi prin telefon, fax, e-mail;
  • Când ne trimiteți orice fel de adresă;
  • Când ne trimiți CV-ul pentru recrutare;
  • Când navigați pe website-ul nostru;
  • Când desfășurăm activitatea contractată în relație cu dumneavoastră.

 

În tabelul de mai jos sunt menționate scopurile în care putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal,  în baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea și perioada de retenție pentru fiecare dintre scopuri, astfel:

 

 

 

Scopul prelucării Date cu caracter personal prelucrate Temeiul prelucrării Durata prelucrării Destinatari / Împuterniciți
Oferirea de răspunsuri la întrebările, reclamațiile sau solicitările dumneavoastră adresate prin scrisoare, e-mail, telefon Nume, prenume, număr de telefon, adresa de e-mail, adresa poștală, voce, date furnizate în cadrul mesajului transmis Interes legitim Pe durata soluționării solicitării, precum și 3 ani de la data soluționării autorități publice
Monitorizarea spațiilor și/sau a bunurilor Imagine, localizare Obligație legală (Legea nr. 333/2006) 30 de zile de la data înregistrării imaginii Furnizorul sistemului CCTV, firma de pază, autorități publice
Recrutare Datele conținute în CV, documente de studii, precum și referințe, rezultate teste, notițele recrutorului, semnătura Încheierea unui contract Pe durata procesului de recrutare, precum și 6 luni de la data încheierii acestuia /
Angajare Nume și prenume, adresă, date din CI, CNP, număr de telefon, cont bancar Încheierea unui contract 75 ani Autorități publice
Dosarul angajatului Nume și prenume, adresă, date din CI, CNP, număr de telefon, evidență concedii medicale, concedii de odihnă, concedii fără plată, cont bancar, studii, adeverințe medicale, Obligație legală  75 ani Autorități publice
Crearea unei baze de date cu CV-uri Datele conținute în CV, rezultate teste angajare, notițele recrutorului Consimțământ 2 ani de la data acordării consimțământului sau până la retragerea acestuia /
Inițierea contractelor încheiate de Trofin și Asociații în relație cu clienții Nume, prenume, adresă, date din Cartea de Identitate, telefon, e-mail, semnătură Obligație contractuală Pe perioada derulării contractului, precum și 10 ani de la data încetării acestuia autorități publice
Desfășurarea relațiilor contractuale dintre Trofin și Asociații  și clienți Nume, prenume, telefon, e-mail, semnătură, date din CI, adresă, orice alte informații necesare pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale asumate Obligație Contractuală Pe perioada derulării activității și 10 ani după încetarea contractului autorități publice
Utilizarea platformelor de socializare Facebook Nume și prenume / psudonim utilizat, imagine, alte informații publice de pe profilul utilizatorului Consimțământ Datele nu vor fi stocate în bazele de date ale Trofin și Asociații, dar, datorită funcționalității platformelor sociale, putem avea acces la informațiile publice din contul dumneavoastră  /

 

În completarea mențiunilor anterioare, trebuie specificat că vom păstra documente ce conțin date cu caracter personal pe o perioadă mai îndelungată, în următoarele condiții:

– Dacă prevederile legale o impun;

– Dacă documentele sunt necesare pentru orice procedură legală actuală sau viitoare;

– Pentru a stabili, execita sau apăra drepturile noastre în fața unor instanțe judecătorești și nu numai.

 

 

Utilizarea cookie-urilor

 

Utilizarea de cookie-uri este destinată în principal pentru următoarele:

– Asigurarea unei mai bune funcționări a website-ului;

– Afișarea corectă a conținutului;

– Crearea de statistici pentru a cunoaște reacțiile utilizatorilor în raport de informațiile publicate, secțiuni vizitate;

 

Posibili destinatari ai datelor dumneavoastră cu caracter personal

 

Datele cu caracter personal pot fi dezvăluite către autorități  și / sau instituții publice (Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, Autoritatea pentru Protecția Consumatorului, Agenția Națională pentru Administrare Fiscală, structuri din cadrul Ministerului Afacerilor Interne sau Ministerului Public, instanțele de judecată, executori judecătorești) dacă există o obligație legală în acest sens, la solicitarea expresă și în scris a acestora sau în cazul în care există suspiciuni privind săvârșirea unei infracțiuni.

 

Transferul datelor cu caracter personal în străinătate

 

Trofin și Asociații vă asigură că orice transfer de date, dacă este necesar, se face cu respectarea strictă a legislației în domeniu, respectiv cu toate cerințele legale prevăzute de către Regulamentul 2016/679.

 

Securitatea prelucrării datelor

 

Trofin și Asociații se angajează să evalueze și să actualizeze în mod constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura că acestea sunt adecvate pentru protejarea drepturilor și libertăților persoanelor fizice.

În acest sens, Trofin și Asociații implementează cele mai noi soluții tehnice pentru menținerea securității la un nivel adecvat.

Totodată, Trofin și Asociații desfășoară periodic sesiuni de pregătire și instruire cu personalul care operează activități susceptibile a interacționa în orice mod cu Datele cu caracter personal.

 

Drepturile persoanelor vizate

Rețineți că, în conformitate cu prevederile Regulamentului 2016/679, în calitate de persoană vizată dispuneți oricând de următoarele drepturi:

  • Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de Trofin Și Asociații și, în caz afirmativ, de a solicita o copie a acestora; În situația în care solicitați copii ale informațiilor deja comunicate și/sau în situația unor solicitări repetate Trofin și Asociații are dreptul de a percepe o taxă rezonabilă ce urmează a fi comunicată în prealabil. Trofin și Asociații are dreptul de a refuza să răspundă în situația unor solicitări excesive, repetate, neîntemeiate.
  • Dreptul de a solicita rectificarea sau completarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete; Rectificarea va fi comunicată fiecărui destinatar către care au fost transmise datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.
  • Dreptul de a obține restricționarea prelucrării, în cazul în care:
  1. considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită Trofin Și Asociații să verifice exactitatea datelor cu caracter personal;
  2. prelucrarea este ilegală, însă dumneavoastră nu doriți ca ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate, ci restrângerea utilizării acestor date;
  • în cazul în care Trofin Și Asociații nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal pentru scopurile definite, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță sau
  1. v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp necesar pentru a verifica dacă temeiurile legitime prevalează asupra drepturilor dumneavoastră;
  • Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate care vă privesc, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:
  1. datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate,
  2. persoana vizată îşi retrage consimţământul pe baza căruia are loc prelucrarea, şi nu există niciun alt temei juridic pentru continuarea prelucrării,
  • persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea;
  1. datele au fost prelucrate ilegal;
  2. ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația europeană sau națională sau
  • Dreptul de a vă retrage oricând consimțământul cu privire la prelucrare, atunci cand prelucrarea are la bază consimțământul, fără însă a afecta legalitatea activităților de prelucrare realizate până în momentul respectiv;
  • Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim;
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;
  • Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat către Trofin și Asociații într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea are la bază consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și se realizeaza prin mijloace automate;
  • Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

 

Pentru a vă exercita oricare dintre aceste drepturi, pentru a formula cereri sau reclamații, vă rugăm să ne scrieți la adresa Bd. Ferdinand I, sector 2, București, prin e-mail la office@trofin.com .

De asemenea, menționăm că de la momentul primirii cererii, vom formula un răspuns în termen de 30 de zile. În cazul în care există suspiciuni rezonabile privitoare la persoana care a trimis cererea, putem face demersuri pentru clarificare și confirmare că cererea a fost transmisă de persoana vizată.

 

Puteți contacta Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării datelor cu Caracter Personal la telefon +40.318.059.211 sau email anspdcp@dataprotection.ro sau pe adresa București sector 1, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30.

 

Modificări la aceasta Politică

Prezenta Politică de Confidențialitate poate suferi modificări și poate fi actualizată de către Trofin Și Asociații, pentru respectarea oricăror modificări legislative cu privire la protecția datelor cu caracter personal, precum și ori de câte ori va considera necesar. Trofin Și Asociații va publica în cadrul website-ului versiunea cea mai recentă a Politicii de confidențialitate.

Data ultimei actualizări: 08.07.2021